单据
3.1 单据
应收管理模块单据的公共部分，包括单据界面、功能按钮及单据状态的说明。
3.1.1 界面说明
以其它应收单为例，说明单据的界面区域，如下图所示。
功能按钮区域：单据操作的功能按钮，按钮会根据单据状态亮显或置灰。各按钮的具体说明见《3.1.2功能按钮》。
常见单据项目说明：（带*的项目都是必填项）
栏目名称 | 栏目说明 |
表头主要栏目 | |
红蓝字 | 按照红、蓝字划分单据，红字单据金额为负数，蓝字单据金额为正数。 红字单据可以通过选单，选择蓝字单据生单。蓝字单据不可以选择红字单据生单。 |
单据号 | 根据编号方式的设置可以手工录入、自动生成、自动可改。编号方式及编码规则的设置见：系统－设置中心－单据设置－单据参数、系统－设置中心－单据设置－单据编号规则。 |
单据日期 | 手工或参照录入。默认为系统登录日期，可修改。 单据日期需满足：
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客户 | 手工或参照录入。手工输入时，输入首字符可模糊下拉匹配；参照录入时显示客户档案中未禁用的记录。 客户录入后，会将客户档案上的分管部门、负责业务员、付款条件、结算方式等分别带入到单据表头对应的数据项，可修改。 |
部门 | 根据客户带入，可修改；也可手工或参照录入；参照录入时显示部门档案中未禁用末级部门。 |
职员 | 根据客户带入，可修改；也可手工或参照录入；参照录入时显示职员档案中未禁用记录；部门有值时，参照对应部门职员（可手工录入其它部门职员）；录入职员时如果部门为空，则将职员所属部门带入部门中。 |
结算方式 | 下拉框，可编辑；选择客户时自动带入客户档案上设置的结算方式。优先带客户的，其次时手工选择。不可为空。 |
币种 | 默认为本位币币种，通常为人民币。可在基础档案中维护。 |
汇率 | 默认带入币种本位币对应的汇率，币种为本位币时，汇率不可编辑；币种选择外币时自动带入外币对应的汇率，汇率变为可编辑状态；修改汇率时根据付款金额计算本币金额。 |
摘要 | 输入时不能超过255个字符。 |
项目 | 系统提供十个允许用户自定义项目。选中“自定义项目*”，选择〖修改〗，将其编辑成用户自己定义的项目名称。 |
表尾主要栏目 | |
制单人、审核人、修改人 | 取当前登录人，不可编辑。 |
制单时间、审核时间、修改时间 | 取完成相关操作的服务器时间，具体到时分秒。 |
打印次数 | 记录界面显示的单据的打印次数。不可编辑。 |
3.1.2 功能按钮
单据可分为两种状态：录入状态和查询状态。
- 单据录入状态。具体参见新增单据、修改单据。
图标 | 快捷键 | 说明 |
| Ctrl+Ins | 在单据表格最后增加一空白行。 |
| Ctrl+Del | 在表体中删除光标所在行，以下各行的行号一律往前移。 |
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| 在当前行的上一行插入一空白行。 |
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| 选中行后新增一行，并将内容复制到新增行。 |
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| 清空表体数据。 |
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| 点击，进行数值计算。在应收核销中应用。 |
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| 操作->格式，可对单据的布局及名称显示等进行调整，具体参见格式。 |
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| 进入当前界面的在线帮助。 |
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| 退出当前页面。如未保存单据，则系统提示“当前数据未被保存，确定要退出吗？”，如选择〖确定〗，则不做保存退出；如选择〖取消〗，则返回录入状态。 |
- 单据查询状态。进入单据界面即为单据查询状态，不可用按钮置灰。
图标 | 快捷键 | 说明 |
| Ctrl+N | 增加新的记录，由查询状态转到录入状态。参见具体新增单据。 |
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| 将当前单据的所有信息（除单据号、日期）复制到新的单据，用户可修改单据内容。 |
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| 修改记录，由查询状态转到录入状态，已审核的单据〖修改〗置灰，不可使用。具体参见修改单据。 |
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| 删除当前单据。已审核的单据〖删除〗置灰，不可使用。具体参见删除单据。 |
| Ctrl+S | 对当前单据进行保存操作。如果单据信息不完整、不合法，系统将提示错误信息。 |
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| 对当前单据的填写内容进行暂时保存，下次有时间的时候接着录入，暂存的单据不允许打印、审核，不可被后续业务引用。 |
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| 取消对单据的修改操作，退回查询状态。 |
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| 操作->格式，可对单据的布局及名称显示等进行调整，具体参见格式。 |
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| 操作->审核，审核当前单据，审核后的单据不能再修改或删除。暂存状态的单据不能审核。具体参见审核/反审核单据。 |
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| 操作->反审核，对已审核的单据可以进行反审核。具体参见审核/反审核单据。 |
| Ctrl+Home | 显示第一张单据。 |
| Ctrl+PageUp | 显示当前单据的上一张。 |
| Ctrl+PageDown | 显示当前单据的下一张。 |
| Ctrl+End | 显示最后一张单据。 |
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| 按定义的单据打印模版，将屏幕中显示的单据进行打印预览。 |
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| 按定义的单据打印模版，将屏幕中显示的单据输出到打印机中进行打印。 |
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| 打印->选择模版，即可选择该单据的模版进行打印预览及打印。如果需对选择的模版进行修改，具体参见系统->设置中心->打印设计。 |
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| 进入当前界面的在线帮助。 |
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| 关闭当前页面。 |
1.1新增单据
新增单据时，可以手工输入，也可以参照其它单据生成。具体采用何种方式新增单据，取决于企业采用的业务模式和参数设置。
【菜单路径】
- 各种单据菜单－单据工具栏〖新增〗按钮。
- 各种单据列表－单据列表工具栏〖新增〗按钮。
【操作说明】
- 单击〖新增〗按钮，系统自动新增一张空白的单据。
- 手工输入单据表头和表体内容：直接录入或参照，录入物品后系统自动带入相关信息。根据业务规则，不同单据有不同的必填栏目，如为空系统提示用户输入。
- 生单录入，比如收款单，点击销售发票，可弹出相应的参照单据过滤窗口，选择要参照的单据。参照单据录入时，根据业务规则，选择单张生单或批量生单等。
- 修改栏目，用鼠标点击要修改的数据项，直接输入要修改的数据。
- 如果不想保存当前输入的单据，单击〖取消〗按钮，则取消当前新增的单据。
- 如果当前单据没有完整输入，但稍后仍想继续输入时，可点〖暂存〗来保存。
- 该张单据被确认正确后，单击〖保存〗，保存该单据。
- 未保存单据时，如按〖退出〗，系统提示“当前数据未被保存，确定要退出吗？”，如选择〖确定〗，则不保存退出；如选择〖取消〗，则返回录入状态。
- 单据增加完毕，再重复前面的步骤，增加下一张单据。
- 当所有单据填制完毕，用鼠标单击〖退出〗按钮或当前窗口右上角〖X〗，退出填制单据功能。
【注意事项】
- 在未保存前可以按〖取消〗，放弃当前填制的单据。
- 在保存后可以按〖删除〗，删除当前未审核的单据。
1.2修改单据
【菜单路径】
- 各种单据菜单－单据工具栏〖修改〗按钮。
- 在单据列表界面选择单据，双击进入单据界面进行修改。
- 在单据列表界面选择单据，点击〖修改〗按钮。
【操作说明】
- 在单据界面进行修改
1.从单据列表进入单据界面。
2.用鼠标点击〖上一页〗、〖下一页〗、〖首页〗、〖末页〗按钮，查找需修改的单据。
3.在当前单据，点击〖修改〗按钮，进入单据录入状态。
4.要删行，将光标移到当前行，单击〖删行〗，即删除当前行。
5.要增行，单击〖增行〗，即可新增一空白行。
6.要修改栏目，用鼠标点击要修改的数据项，直接输入要修改的数据。
7.如果不想保存修改内容，单击〖取消〗按钮，则放弃当前修改的内容。
8.修改完成后，按〖保存〗按钮，保存本次修改的内容。
9.未保存单据时，如按〖退出〗，系统提示“当前数据未被保存，确定要退出吗？”，如选择〖确定〗，则不做保存退出；如选择〖取消〗，则返回录入状态。
10.修改完当前单据，再重复2-8步骤，直至所有需要修改的单据修改完毕。
- 在单据列表界面选择要修改的单据
1.进入单据列表界面，显示默认方案的查询结果。
2.点击工具栏〖查询〗按钮，输入查询条件，按〖确定〗可查询出符合条件的单据列表记录。
3.将光标移到要修改的单据的任一行，点击〖修改〗按钮或双击该单据行进入该单据查询状态，进行单据修改，操作说明见上。
【注意事项】
下列情况下不允许修改单据，〖修改〗按钮置灰，不可使用。
- 已审核的单据。如要修改，则需将已审核的单据执行反审核。
- 有下游单据生成，或被其它功能、其它系统使用，已被使用的单据不可反审核。如需修改，则需将生成的下游单据删除，或取消其它系统的相关操作。
- 已审核的单据可以变更，但是只能修改有限栏目。
1.3保存单据
【菜单路径】
各种单据菜单－单据工具栏〖保存〗按钮。
【操作说明】
- 在新增、修改完单据后，点击〖保存〗按钮。
- 系统对单据输入进行合法性检查，检查不通过时单据保存不成功，并提示相关信息。否则保存成功。
1.4暂存单据
用户可以把录入一部分的单据暂存为草稿，下次有时间的时候接着录入。暂存的单据不允许审核，不可被后续业务引用。
【菜单路径】
各种单据菜单－单据工具栏〖暂存〗按钮
【操作说明】
- 在新增单据后，点击〖暂存〗按钮。
- 需要接着录入时，在单据列表，点击〖查询〗按钮，找到之前暂存的单据，点击〖修改〗，继续录入，还可以继续暂存，也可以保存。
- 所有单据保存后不能再被暂存。
1.5复制单据
如果用户以前曾经录入过与目前将要填制的单据类似或完全相同的单据，可用复制单据功能，加快单据的录入速度。
【菜单路径】
各种单据菜单－单据工具栏〖复制〗按钮
【操作说明】
- 从单据列表进入单据界面。
- 用鼠标点击〖上一页〗、〖下一页〗、〖首页〗、〖末页〗按钮，查找需复制的单据。
- 在需要复制的单据界面，点击〖复制〗按钮，则系统自动复制一张单据，用户可修改单据内容。
1.6删除单据
单据如不需要，则可以将该单据删除。
【菜单路径】
- 各种单据菜单－单据工具栏〖删除〗按钮。
- 在单据列表界面选择单据，双击进入单据界面进行删除。
- 在单据列表界面选择单据，直接点击〖删除〗按钮。也可勾选多个进行批量删除。
【操作说明】
- 在单据界面进行删除
1.从单据列表进入单据界面。
2.用鼠标点击〖上一页〗、〖下一页〗、〖首页〗、〖末页〗按钮，查找需删除的单据。
3.在当前单据，点击〖删除〗按钮，系统提示：“确实删除该记录？”确定则删除单据，否则不删除单据。
4.删除完当前单据，再重复2-3步骤，直至所有需要删除的单据删除完毕。
- 在单据列表界面选择需要删除的单据
1.进入单据列表界面。
2.点击查询，输入查询条件，查询出符合条件的单据列表记录。
3.将光标移到要删除的单据行，点击〖删除〗按钮，进行逐行删除。也可勾选多个，可批量删除。
【注意事项】
- 用户要尽量少用〖删除〗按钮删除单据，如果单据确实不正确，可以修改该单据。
- 下列情况下不允许删除单据，〖删除〗按钮置灰，不可使用。
- 已审核的单据。如要删除，则需将已审核的单据执行反审核。
- 有下游单据生成，或被其它功能、其它系统使用，不可删除。如需删除，则需将生成的下游单据删除，或取消其它系统的相关操作。
1.7审核/反审核单据
在实际业务过程中，审核常常是对当前业务完成的确认。有些单据只有经过审核，才是有效单据，才能进入下一流程，被其它单据参照或被其它功能、其它系统使用。单据审核后，可以反审核。
【菜单路径】
- 需要审核/反审核的单据菜单－单据工具栏〖操作〗－〖审核〗/〖反审核〗。
- 在单据列表界面双击单据记录，进入单据界面进行〖审核〗/〖反审核〗。
- 在单据列表界面－勾选多张单据－单据列表工具栏〖审核〗/〖反审核〗/〖审核所有页〗/〖反审核所有页〗。
【操作说明】
- 在单据界面进行审核/反审核。
1.从单据列表进入单据界面。
2.用鼠标点击〖上一页〗、〖下一页〗、〖首页〗、〖末页〗按钮，查找需审核/反审核的单据。
3.点击〖审核〗/〖反审核〗按钮，系统将当前单据进行审核/反审核，并将当前操作员写入/取消表尾“审核人”。
4.审核/反审核完当前单据，再重复2-3步骤，直至所有需要审核/反审核的单据审核/反审核完毕。
- 在单据列表界面选择要审核/反审核的单据
1.进入单据列表界面，显示默认方案的查询结果。
2.点击〖查询〗按钮，输入查询条件，缩小需要审核/反审核单据的范围。
3.将光标移到要审核/反审核的单据，双击进入该单据，之后的操作说明见上。
- 批量审核/反审核
1.进入单据列表界面，显示默认方案的查询结果。
2.点击〖查询〗按钮，输入查询条件，缩小需要审核/反审核单据的范围。
3.勾选需要审核/反审核的单据，点击单据列表工具栏的〖审核〗/〖反审核〗按钮。也可以点击〖审核所有页〗/〖反审核所有页〗对所查询的单据进行全部处理。
【注意事项】
- 审核前，如果发现单据的数据有错误的话，可以先进行修改，修改后再作审核。
- 已审核的单据不能再修改、删除，不能再审核。
- 审核后的单据为有效单据，可以被其它单据或其它系统参照、使用。
- 有下游单据生成，或被其它功能、其它系统使用，如已生成凭证，已使用的单据不可反审核。单据只能整张审核/反审核，不可拆单。
1.8格式
格式设置可以根据需要进行布局排版，使用户使用起来更加得心应手。
【菜单路径】
各种单据菜单－单据工具栏〖操作〗－〖格式〗按钮。
【操作说明】
- 点击〖格式〗按钮，系统显示格式设置窗口，如下图所示。
- 在左侧目录选择需要进行设置的区域，如表头、明细或表尾，将光标移至右边显示的项目上。
1.点击〖显示名称〗，可对名称进行重命名。
2.点击 〖显示〗栏目，勾选则显示，否则不显示。
3.点击〖默认值〗，可对具体项目设置默认显示的值，新增单据时，该默认值自动带出。
4.并用鼠标单击〖上移〗、〖下移〗、〖最上〗、〖最下〗按钮，调整此项目在单据中显示的位置。
5.全部设置后，按〖确定〗按钮，系统立即按用户设置的项目显示相应界面。
6.如果需要恢复到系统预置的样式，点击〖恢复默认〗，保存，即可重置。
3.1.3 单据状态
单据状态 | 状态说明 | 相关处理 |
暂存 | 单据执行〖暂存〗操作，并保存成功后，单据状态置为“暂存”。 | 不能审核、推式生单，可以修改、删除。 |
保存待提交 | 单据执行〖保存〗操作，并保存成功后，单据状态置为“保存待提交”。 | 不能推式生单，可以修改、删除、提交、审核。 |
提交待审核 | 单据执行〖提交〗，且提交成功后，单据状态为“提交待审核”。 | 不能进行任何操作。 |
审核完成 | 单据执行〖审核〗通过后，单据状态置为“审核完成”。如果走工作流，则终审人审核通过后，单据状态置为“审核完成”。 | 不能修改、删除，可推式生单。 |